KBO en de Algemene verordening gegevensbescherming
Handleiding voor KBO-Afdelingen
09 mei 2018

De AVG op hoofdlijnen in het perspectief van de KBO

Een groot aantal zaken die in de AVG geregeld worden, is ook in de Wbp geregeld. De AVG gaat echter meer dan de Wbp uit van een actieve houding van organisaties die gegevens van personen in een bestand verwerken. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen een elektronisch- of een handmatig bestand. Organisaties die gegevens verwerken moeten kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden. Dit heet de verantwoordingsplicht (artikel 5, lid 2 AVG).

Wat zijn persoonsgegevens?

De AVG definieert persoonsgegevens als alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Identificeerbaar houdt in dat gegevens zo kenmerkend zijn, dat deze naar één bepaalde persoon te herleiden zijn. De persoon waarop de gegevens betrekking hebben, wordt in de Verordening ‘betrokkene’ genoemd (Artikel 4, lid 1 AVG).

Toelichting

Persoonsgegevens in de zin van de AVG zijn bijvoorbeeld de naam, contactgegevens zoals adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres, registratienummers zoals het lidnummer, het nummer van de bankrekening en het burgerservicenummer (BSN), foto’s, een IP adres, cookies. Dus alle soorten gegevens die afzonderlijk of in combinatie naar een natuurlijke persoon kunnen worden herleid.

Verwerking van persoonsgegevens

Met verwerking wordt in de AVG gedoeld op alle vormen van verzamelen, opslaan, raadplegen, wijzigen, gebruiken van persoonsgegevens, ongeacht of dit handmatig, elektronisch of op andere manieren gebeurt (Artikel 4, lid 2 AVG).

Toelichting

KBO-Brabant en de Afdeling zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de verwerking in het ledenbestand. Leden zijn lid van de Afdeling én van KBO-Brabant. Leden melden zich bij de Afdeling aan. De Afdeling is verantwoordelijk voor een correcte verwerking in de ledenadministratie. Om deze correcte verwerking mogelijk te maken, stelt KBO-Brabant het ledenadministratiesysteem LeaWeb aan de Afdeling beschikbaar, onderhoudt hij een helpdesk voor Afdelingen en draagt zorg voor uitvoering van de contractafspraken met het automatiseringsbedrijf dat als verwerker optreedt. Deze taakverdeling is in 2014 door KBO-Brabant en Afdelingen in een protocol vastgelegd.

De tekst van het protocol is als bijlage toegevoegd. Met betrekking tot de ledenadministratie zijn de Afdeling én KBO-Brabant gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk (artikel 26 AVG). Met betrekking tot andere vormen van gegevensverwerking zijn Afdeling en KBO-Brabant ieder voor het eigen terrein verantwoordelijk. Hier wordt later op ingegaan. 

Verwerking van persoonsgegevens is alleen rechtmatig indien (artikel 6 AVG):

de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doelen, of
de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is

Toelichting

Het lidmaatschap van de KBO is een overeenkomst tussen de Afdeling en het lid. De Afdeling hoeft dus niet nog eens afzonderlijk toestemming aan het lid te vragen om zijn/haar gegevens te verwerken. Ook niet wanneer het lidmaatschap mondeling is aangegaan.

Persoonsgegevens die worden verwerkt, moeten toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Er mogen dus niet meer gegevens worden gevraagd en verwerkt dan voor het doel van het lidmaatschap noodzakelijk is (artikel 5, lid 1c AVG).

Toelichting

Zo is het banknummer van het lid onmisbaar bij automatische incasso, maar niet nodig indien tussen de Afdeling en de leden andere betalingsvormen zijn afgesproken. In dat laatste geval is het niet nodig om het banknummer in LeaWeb op te nemen.

Overigens is het nu reeds gebruik dat in LeaWeb alleen gegevens worden opgenomen die vanuit het verenigingsoogpunt noodzakelijk zijn.

Informatieplicht

De organisatie die gegevens van betrokkene verwerkt, informeert betrokkene bij de ontvangst van deze gegevens, schriftelijk, over het volgende (artikel 13 t/m 20 AVG):

naam en contactgegevens van de organisatie die gegevens verwerkt (in dit geval het Afdelingsbestuur en eventueel de ledenadministrateur)
het doel waarvoor de persoonsgegevens bestemd zijn en de rechtsgrond voor de verwerking
wie/welke organisatie deze gegevens ontvangt of hier inzage in heeft
de periode dat de persoonsgegevens worden opgeslagen of eventueel de     criteria waarlangs deze termijn wordt bepaald
het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens, alsmede het recht op bezwaar

Toelichting

De rechten die hiervoor zijn opgenomen, waren reeds onder de Wbp van toepassing. De AVG verplicht de organisatie echter om hierin actief beleid te voeren. Het gaat met name om de volgende rechten:
recht op inzage
recht op rectificatie en aanvulling
recht zich tegen verdere verwerking te verzetten
recht om verdere verwerking tijdelijk te schorsen
recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit

De AVG voegt aan deze bestaande rechten twee rechten toe:
recht om vergeten te worden (recht op vergetelheid)
recht op gegevensoverdracht (recht op dataportabiliteit)

In bijlage 2 bij deze handleiding wordt een model privacy verklaring aangereikt die de Afdeling kan aanpassen, aan nieuwe leden kan uitreiken, op de eigen website kan publiceren of op andere manieren in de informatievoorziening aan haar leden kan gebruiken. KBO-Brabant publiceert de informatie uit deze privacy verklaring op de eigen website.

Bijzondere categorieën persoonsgegevens

Verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens is verboden, tenzij betrokkene hiervoor afzonderlijk toestemming heeft gegeven (artikel 9 AVG).

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens zijn volgens de AVG bijvoorbeeld gegevens over etnische herkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid of seksuele gerichtheid.

Toelichting

De hier genoemde bijzondere persoonsgegevens zijn voor verenigingsactiviteiten niet relevant en worden niet in LeaWeb verwerkt. Een bijzonder aandachtspunt is het gegeven over gezondheid. Bij reizen of kook- en eetclubs wordt onder meer rekening gehouden met dieetvoorschriften. Verder is denkbaar dat de activiteitenleiding geïnformeerd wordt over gezondheidsklachten die bij een deelnemer tot beperkingen kunnen leiden. Dit zijn (noodzakelijke) gegevens die doorgaans in de vertrouwelijkheid tussen activiteitenleiding en betrokkene uitgewisseld worden. Er is geen aanleiding om deze informatie in een bestand op te slaan. Wordt dit wel gedaan, dan dient betrokkene hieraan vooraf expliciet toestemming te geven.

Artikel 9 van de AVG staat de activiteiten van een ziekenbezoekgroep, vrijwillige ouderenadviseur of cliëntondersteuner niet in de weg mits er prudent met de informatie wordt omgegaan. Gegevens over het aantal huisbezoeken en daarmee samenhangende gegevens zijn relevant voor rapportages naar de financier of om in te zetten bij de collectieve belangenbehartiging. Registratie van deze gegevens kan gewoon door blijven gaan mits de gegevens in de rapportage niet naar personen herleid kunnen worden. Mocht het toch nodig zijn om met gegevens van een persoon naar buiten te treden dan dient vooraf aan betrokkene om toestemming te worden gevraagd.

Maatregelen om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen

De verwerkingsverantwoordelijke dient er zorg voor te dragen dat de technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met deze verordening wordt uitgevoerd. De maatregelen zijn in overeenstemming met de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking. Bij het treffen van maatregelen wordt aangesloten bij de mate van risico voor de rechten en vrijheden van betrokkenen (artikel 24 AVG). 9

Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, treffen de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen (artikel 32 AVG).

Artikel 24 en artikel 32 hebben betrekking op alle vormen van verwerking van persoonsgegevens en betreffen zowel de middelen voor als de organisatie van de verwerking van persoonsgegevens. Hieronder wordt op de deze situaties ingegaan.

Toelichting bij organisatie

Iedere vorm van gegevensverwerking, of deze nu elektronisch of handmatig gebeurt, hoort binnen de werkingssfeer van de AVG. Het is dus zaak om als Afdelingsbestuur zeer bewust te zijn van heersende normen met betrekking tot de privacy en hier ook naar te handelen. In bijlage 1 is een privacy verklaring opgenomen, die het Afdelingsbestuur kan aanvullen en aan haar leden beschikbaar kan stellen. Hierdoor voldoet de Afdeling aan bepalingen over informatieoverdracht van de AVG.

KBO-Brabant heeft met de Afdeling in een convenant afspraken gemaakt over de gebruiksrechten van het ledenadministratie-programma LeaWeb (bijlage 4). LeaWeb kent voor deze gebruiksrechten de rollen ledenadministrateur, gebruiker, financieel beheer en activiteiten beheer. De ICT-medewerker van KBO-Brabant heeft een centrale rol als administrator. Het Afdelingsbestuur stelt vast welke personen (bestuursleden, vrijwilligers) voor het functioneren van de Afdeling gebruiksrechten toegewezen dienen te krijgen. Vanuit een oogpunt van privacybescherming dient het aantal personen met gebruiksrechten zo klein mogelijk te zijn. Het is belangrijk dat het Afdelingsbestuur hier stringente afspraken over maakt.

Aan ieder bestand dat gehanteerd wordt, kleven beveiligingsrisico’s. Maak het daarom tot beleid om registraties voor activiteiten zoveel als mogelijk via LeaWeb te laten verlopen, zodat eigen bestanden van activiteitengroepen in beginsel niet nodig zijn.

Maak het eveneens tot beleid dat mailadressen bij e-mails die aan groepen van personen worden gezonden bij voorkeur in de BCC worden geplaatst. Op deze manier kunnen mailadressen van relaties niet in verkeerde handen terecht komen. Overigens worden adressen bij e-mailberichten die vanuit LeaWeb worden verzonden automatisch in de BCC geplaatst.

Maak het nadrukkelijk tot beleid dat de Afdeling op geen enkele manier gegevens uit het ledenbestand aan derden partijen beschikbaar stelt. Evenmin aan partijen waarmee KBO-Brabant of de Afdeling een zakelijke samenwerkingsovereenkomst heeft.

Cliëntondersteuners en belastinginvullers verrichten hun werkzaamheden namens de Afdeling. Deze vrijwillige ondersteuners verwerken bijzondere persoonsgegevens bij het opstellen van een rapport of het doen van aangifte inkomstenbelasting. De verantwoordelijkheid voor deze gegevensverwerking ligt bij het Afdelingsbestuur. Deze vrijwillige ondersteuners werken overeenkomstig gegeven richtlijnen, waardoor tevens verantwoordelijkheid van de Afdeling geregeld is. Deze ondersteuners hanteren een meegeefbrief die de cliënt ondertekent. Betrokken cliënt geeft met zijn handtekening expliciet toestemming om persoonsgegevens te verwerken.

Deze voorbeelden kunnen ongetwijfeld worden uitgebreid. De Afdeling kan in geval van twijfel advies vragen bij het bureau van KBO-Brabant. 10

Toelichting bij middelen

Middelen zijn LeaWeb, de website en eventuele overige gegevensbestanden.

In het convenant tussen KBO-Brabant en de Afdeling verplicht KBO-Brabant zich om LeaWeb regelmatig te laten actualiseren. Hiertoe heeft KBO-Brabant een overeenkomst voor het onderhoud en de hosting van LeaWeb met het automatiseringsbedrijf VAA ICT Consultancy gesloten. Het automatiseringsbedrijf draagt er zorg voor dat LeaWeb aan de hoogst mogelijke beveiligingsnormen voldoet die redelijkerwijs aan een geautomatiseerd ledenbestand gesteld mogen worden.

De website bevat vaak persoonsgegevens in de vorm van foto’s, felicitaties, en dergelijke. Hierop is de AVG van toepassing en in verband met het portretrecht tevens de auteurswet. De website wordt bijgehouden door de webmaster, dit is een bestuurslid of vrijwilliger. Voor zover de webmaster een vrijwilliger is, worden verantwoordelijkheden bij voorkeur in een vrijwilligersovereenkomst vastgelegd. Aangezien het voltallige bestuur verwerkingsverantwoordelijke is, hoeven voor individuele bestuursleden niet nog eens vrijwilligersovereenkomsten te worden vastgesteld.

Voor de website van KBO-Brabant en de groepspagina’s die aan deze website verbonden zijn, heeft KBO-Brabant een overeenkomst met het ICT-bedrijf C4 Software. Afdelingen met een eigenstandige website actualiseren eventueel de overeenkomst met hun IT dienstverlener. In de handleiding voor webmasters wordt op auteursrechtelijke zaken ingegaan.

Dataverlies

Indien een inbreuk in verband met persoonsgegevens heeft plaatsgevonden, meldt de verwerkingsverantwoordelijke deze zonder onredelijke vertraging en, indien mogelijk, uiterlijk 72 uur nadat hij er kennis van heeft genomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk in

verband met persoonsgegevens een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).

Wanneer de inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, deelt de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene de inbreuk in verband met persoonsgegevens onverwijld mee (artikel 34 AVG).

Toelichting

Artikel 33 heeft betrekking op het zogenaamde dataverlies. In beginsel kan dit voor komen bij zowel elektronische bestanden als bij papieren dossiers. Artikel 34 handelt over de gevolgen voor betrokkene.

Indien een Afdeling geconfronteerd wordt met verlies van dossiers waarin persoonsgegevens staan, een inbraak in computers of anderszins, kan advies worden ingewonnen bij het bureau van KBO-Brabant. Let er wel op dat binnen 72 uur melding gedaan moet worden, al is dan wellicht nog niet precies bekend wat er aan de hand is. 11

Verwerker en verwerkersovereenkomst

Een verwerkingsverantwoordelijke doet uitsluitend een beroep op verwerkers die afdoende garanties bieden dat de verwerking aan de vereisten van deze verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd. De verwerking door een verwerker wordt geregeld in een overeenkomst (artikel 28 AVG).

De verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die voor de gegevensverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (artikel 4, lid 8 AVG).

Toelichting

Verwerkers zijn de ledenadministrateur, het automatiseringsbedrijf VAA ICT Consultancy (LeaWeb), het ICT-bedrijf C4 Software die de website van KBO-Brabant host. Verwerkers zijn tevens de cliëntondersteuner en de belastinginvuller. Voor het overige zijn alle dienstverleners die direct of indirect toegang tot persoonsbestanden van de Afdeling (kunnen) hebben verwerker.

Indien de ledenadministrateur geen lid is van het Afdelingsbestuur wordt met deze functionaris bij voorkeur een vrijwilligersovereenkomst gesloten. Hierdoor kunnen de rechten en verantwoordelijkheden worden vastgelegd. KBO-Brabant houdt de overeenkomsten met VAA ICT Consultancy en C4 Software actueel.

Ten behoeve van cliëntondersteuners en belastinginvullers worden richtlijnen gehanteerd, waarin tevens bepalingen met betrekking tot de privacybescherming zijn opgenomen.

Aanbieders die collectiviteitskortingen verlenen vragen in het bijzonder aandacht voor zover er een relatie is met het ledenbestand. KBO-Brabant onderhoudt relaties met het IAK en Energiebesteding BV. Leden die bij deze organisaties van collectiviteitskortingen gebruik willen maken, melden zich eigenstandig rechtstreeks bij de aanbieder aan, onder vermelding van hun lidnummer. De aanbieder kan KBO-Brabant vragen of een gebruiker (nog steeds) lid van KBO-Brabant is.

Afdelingen beperken de toegang tot het ledenbestand tot een zo klein aantal personen als strikt nodig om als Afdeling te kunnen functioneren. Bij voorkeur hebben uitsluitend leden van het bestuur toegang tot de ledenadministratie.

In overige situaties die hier niet genoemd zijn, sluit de Afdeling zelf overeenkomsten. De Afdeling kan desgewenst advies vragen bij het bureau van KBO-Brabant.

Functionaris gegevensbescherming

De verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker wijzen een functionaris voor gegevensbescherming aan indien de verwerking wordt verricht door een overheidsinstantie of overheidsorgaan, regelmatige en stelselmatige observatie op grote schaal van betrokkenen of de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker hoofdzakelijk is belast met grootschalige verwerking van bijzondere

categorieën van gegevens (artikel 37 AVG). 12

Toelichting

Het aangehaalde artikel leidt niet tot een verplichting voor KBO-Brabant of de Afdeling om een functionaris voor de gegevensbescherming aan te stellen. Het bestuur van KBO-Brabant vindt het gewenst dat Afdelingen bij vragen gebruik kunnen maken van deskundig advies. Om deze reden wordt middels het bureau zowel intern als extern deskundigheid met betrekking tot de privacywetgeving ingeschakeld. Het eerste aanspreekpunt is de ICT-medewerker.

Omgaan met verzoeken van betrokkenen

De verwerkingsverantwoordelijke faciliteert de uitoefening van de rechten van de betrokkene en verstrekt de betrokkene onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek krachtens de artikelen 15 tot en met 22 informatie over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Wanneer de verwerkingsverantwoordelijke geen gevolg geeft aan het verzoek van de betrokkene, deelt hij deze laatste onverwijld en uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek mee waarom het verzoek zonder gevolg is gebleven, en informeert hij hem over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en beroep bij de rechter in te stellen (artikel 12 AVG).

Toelichting

Doorgaans zal een verzoek om inzage, wijziging of verwijdering van persoonsgegevens als redelijk worden ervaren en worden uitgevoerd. Waarschijnlijk is het zeldzaam dat een verzoek wordt gedaan waarvan het minder vanzelfsprekend is om hieraan gevolg te geven. Voor dit soort situaties dient de Afdeling over een procedure te beschikken.

Een Afdelingsbestuur kan weigeren om aan een verzoek te voldoen van betrokkene om zijn persoonsgegevens in te zien, te wijzigingen of te verwijderen. Het bestuur motiveert de weigering schriftelijk binnen een maand. Vervolgens kan betrokkene bij het Algemeen Bestuur van de Afdeling bezwaar maken. Indien betrokkene niet tevreden is over het antwoord van het Algemeen Bestuur staat nog beroep open. Het Afdelingsbestuur dient betrokkene hierop te wijzen.

KBO-Brabant stelt een beroepscommissie bescherming persoonsgegevens in. Deze bestaat uit een lid van het Algemeen Bestuur, een lid van de werkgroep LeaWeb en de ICT-medewerker. Op deze wijze kan een objectieve uitspraak met kennis vanuit de praktijk worden verwacht. 13

Bijzondere situaties

Het is in de eerste plaats belangrijk dat de Afdeling voort kan blijven doen waar zij goed in is. Namelijk bijdragen aan ontmoeting tussen en ontplooiing van haar leden. Senioren worden om deze reden lid van de Afdeling. Voor zover persoonsgegevens voor dit verenigingsdoel gebruikt worden, kunnen activiteiten gewoon door blijven gaan. Ter afsluiting van deze handleiding worden enkele bijzondere situaties besproken die in de praktijk bij KBO-Afdelingen voor kunnen komen. Houdt er echter rekening mee dat niet alles vooraf is te voorzien. Wees vooral pragmatisch en maak zo nodig gebruik van het gezond verstand.

Informatieverstrekking aan gemeente

In sommige gemeenten worden subsidievoorwaarden gehanteerd waardoor een Afdeling ter verantwoording van de subsidie inzage moet geven in het ledenbestand of soms zelfs een uitdraai moet verstrekken. Een dergelijke bepaling staat natuurlijk op gespannen voet met de AVG. Het doorgeven van persoonsgegevens aan een andere organisatie (in AVG termen een ontvanger) is echter niet verboden. De leden dienen in dit geval vooraf te worden geïnformeerd dat de Afdeling op grond van de subsidievoorwaarden verplicht is om de gemeente inzage te geven in het ledenbestand. Leden kunnen aangeven dat zij geen toestemming geven om hun gegevens aan de gemeente door te geven.

Met de gemeente kan eventueel overleg gevoerd worden of wordt ingestemd met een andere vorm van informatieverschaffing vanuit het ledenadministratiesysteem. LeaWeb maakt het mogelijk om analysegegevens van het ledenbestand en het verloop daarvan in een rapport weer te geven. Er volgt dan een overzicht met onder meer het aantal leden op de peildatum, een verdeling naar vrouwen en mannen en leeftijdsgroepen. Deze optie is in LeaWeb opgenomen in Rapport 9.

Informatie-uitwisseling met overige derden

De personen die in LeaWeb zijn opgenomen, hebben hun persoonsgegevens beschikbaar gesteld om als lid, deelnemer of anderszins verbonden te zijn met de Afdeling. Persoonsgegevens mogen daarom uitsluitend voor dit doel gebruikt worden. Uitwisseling van persoonsgegevens met andere organisaties draagt niet bij aan het verenigingsdoel en mag daarom alleen met toestemming van de betrokkenen. Beter is om als regel te hanteren dat geen informatie met derden wordt uitgewisseld.

De website

KBO-Brabant en veel Afdelingen gebruiken dezelfde website. Afdelingen met een eigen website die geen gebruik maken van de website van KBO-Brabant dienen zelf na te gaan of zij afzonderlijke maatregelen moeten nemen. Deze tekst kan hierbij behulpzaam zijn.

De website wordt in belangrijke mate gebruikt als informatiemedium voor leden en overige geïnteresseerden. In beginsel worden geen persoonsgegevens van gebruikers verzameld. De website bevat echter vaak persoonsgegevens in de vorm van foto’s, felicitaties, en dergelijke. De AVG is hierop van toepassing. Bij foto’s komt in verband met het portretrecht tevens de auteurswet om de hoek kijken. In belangrijke mate geldt hier wat ook onder de eigen nieuwsbrief is vermeldt. Ga verstandig met persoonsgegevens om. Het is daarom zaak voor het bestuur van belang om bewust privacybeleid te voeren. 14

De website van KBO-Brabant en de onderliggende groepspagina’s maken gebruik van Google Analytics. Diensten zoals Google Analytics maken gebruik van analytische cookies. Door middel van deze cookies krijgt KBO-Brabant inzicht in het gebruik van de website. De privacy van de bezoeker blijft met deze analytische cookies gewaarborgd. Voor analytische cookies die worden gebruikt om het verkeer op een website te analyseren, hoef je geen toestemming aan de bezoeker te vragen. Hierover moeten bezoekers wel geïnformeerd worden in een privacyverklaring.

De eigen nieuwsbrief

Veel Afdelingen hebben een eigen nieuwsbrief met nieuws over activiteiten en dikwijls ook aandacht voor nieuwe leden, jubilea en momenten die voor leden en vrijwilligers belangrijk zijn. Houdt u zich aan de volgende etiquette voor een nieuwsbrief.

Bij nieuwe leden, onderscheidingen, jubilea en andere gebeurtenissen kunt u wel de naam en de gebeurtenis vermelden. Vermijd echter om een adres of adresgegeven bij de naam te plaatsen. Dit geldt ook voor overleden leden. U kunt wel de naam opnemen, maar voeg daar geen adresgegeven aan toe.

Maak in het bestuur en met betrokkenen afspraken over de wijze waarop bestuursleden en vrijwilligers in beeld worden gebracht. Het verdient voorkeur om contactgegevens zo veel als mogelijk te beperken tot naam en telefoonnummer of eventueel e-mailadres en hierin uniformiteit uit te stralen. Het secretariaatsadres moet uiteraard wel bekend zijn bij de leden en relaties.

Om foto’s in het Afdelingsorgaan op te nemen is toestemming van betrokkene nodig. Dit betekent nog niet dat u bij iedereen afzonderlijk toestemming moet gaan vragen. Er zijn meer mogelijkheden te bedenken, mits het voor betrokkene duidelijk is dat hij of zij kan weigeren om mee te werken aan een foto.

Indien u een foto van een activiteit in een folder wilt opnemen is het raadzaam om de betrokkenen op deze foto nadrukkelijk om toestemming te vragen.

Elektronische berichten

Steeds vaker worden uitnodigingen, berichten en dergelijke per e-mail verzonden. Voorkom dat e-mails in verkeerde handen komen.

Maak bij een mail aan een groep personen bij voorkeur gebruik van de BCC. Mailadressen die in de BCC zijn opgenomen, worden niet zichtbaar.

Maak spaarzaam gebruik van de optie ‘allen beantwoorden’, zeker wanneer daardoor adressen worden meegenomen.